- Absagen per Knopf — in der Bewerbung auf „Freundliche Absage senden". Die Mail ist vorformuliert und respektvoll.
- Löschung läuft automatisch — abgesagte Bewerbungen werden 4 Monate nach der Absage anonymisiert, mit Eintrag im Löschprotokoll. Talentpool-Einträge laufen 12 Monate nach der Einwilligung ab.
- Einzellöschung jederzeit — im Admin unter Bewerbungen kannst du jede Bewerbung sofort löschen; jeder Vorgang landet im Löschprotokoll.
Warum ausgerechnet 4 Monate?
Die Frist kommt nicht von uns, sondern aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz:
- Wer sich benachteiligt sieht, muss einen Entschädigungsanspruch innerhalb von 2 Monaten nach Zugang der Absage geltend machen (§ 15 Abs. 4 AGG).
- Danach bleiben 3 Monate Zeit für eine Klage.
- Zusammen mit Postlaufzeit und Bearbeitung ergibt das rund 4 Monate, in denen du die Unterlagen zur Abwehr solcher Ansprüche brauchst.
Achtung: Länger aufzubewahren ist kein sicherer Puffer, sondern das Gegenteil. Nach Ablauf der Frist fehlt ohne Einwilligung die Rechtsgrundlage — eine Speicherung „für alle Fälle" wird von den Datenschutzbehörden zunehmend beanstandet. Deshalb löschen wir automatisch.
Wenn du länger in Kontakt bleiben willst
Dann brauchst du die Einwilligung des Bewerbers in den Talentpool (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne diesen aktiv gesetzten Haken dürfen die Daten nach der Absage nicht für spätere Stellen aufbewahrt werden — auch nicht „nur die E-Mail-Adresse".
Die Einwilligung muss drei Dinge erfüllen, und alle drei sind im Funnel schon so gebaut:
- freiwillig — sie hat keinen Einfluss auf das laufende Verfahren
- aktiv — ein leeres Kästchen, das der Bewerber selbst ankreuzt; kein Voreinstellen
- widerrufbar — jederzeit, ohne Angabe von Gründen, mit sofortiger Löschung
Absage-Text: bewusst ohne Begründung
Die vorformulierte Absage nennt keinen Ablehnungsgrund. Das ist Absicht: Jede genannte Ursache kann im Streitfall als Anknüpfungspunkt für einen Anspruch nach § 15 AGG dienen. Freundlich ja, begründend nein.
Tipp: Deine Bewerberdaten bleiben auch bei pausierter oder gekündigter Lizenz lesbar und exportierbar — das ist bei uns nicht verhandelbar.
Stand: August 2026. Diese Hinweise sind eine Orientierungshilfe und ersetzen keine Rechtsberatung.